校屬各部門、各單位：

根據(jù)國家檔案法、高校檔案管理辦法、學校檔案工作有關規(guī)定，2023年檔案移交工作已經(jīng)啟動，請各部門和單位將2022年產(chǎn)生、2019年-2021年未及時歸檔的檔案材料規(guī)范整理，及時移交學校檔案室。現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、歸檔范圍

（一）職能部門日常檔案

1、2022年1月1日至2022年12月31日期間，學校黨政管理、科研、教學、外事、基建、資產(chǎn)與設備管理、出版、防疫衛(wèi)生等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔，歸檔范圍參照《河南工程學院歸檔單位文件材料收集歸檔范圍及保管期限表》（詳見校辦主頁）。

2、歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和對應的電子文本（掃描件、電子稿、照片、光盤、磁盤等）。

3、各單位獲得的校外獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗、各種專業(yè)及文娛賽事等（省級及以上），校際交流中具有保存價值的實物檔案等。

（二）教學單位日常檔案

1、2022屆畢業(yè)生的成績單（含封面、目錄、蓋過各級公章的成績單、電子掃描件、Excel目錄）；

2、2022屆畢業(yè)生的學籍卡（大學期間獎懲情況、學籍異動情況、畢業(yè)證書編號、輔導員等填寫完整）；

3、2022屆畢業(yè)生的畢業(yè)證/學位證發(fā)放簽字表；

4、2022屆畢業(yè)班級/學院合影；

5、2020屆畢業(yè)生就業(yè)系統(tǒng)信息匯總表（2022屆就業(yè)信息兩年擇業(yè)期滿后移交）；

6、院屬省級以上教師、學生獲獎證書、獎杯獎牌照片/掃描件，學院獲獎移交原件；

7、聯(lián)合辦學、實習實訓基地、產(chǎn)學研等各類協(xié)議合同原件及掃描件；

8、省級及以上重點學科、重點實驗室、重點課程、特色專業(yè)、精品課程、教學團隊、教學名師、教學實驗示范中心等的申報、批準材料（含對應電子文本）。

9、疫情原因，2019屆、2020屆、2021屆未及時歸檔的各類學籍檔案（見附表）。

（三）新冠肺炎疫情檔案

各部門和單位在疫情防控中產(chǎn)生的有歷史價值的檔案材料，包括重要文件、圖片、實物等。

二、檔案移交

（一）歸檔驗收

1、規(guī)范整理材料。移交檔案時，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔標準進行驗收：統(tǒng)一牛皮紙封面封底，標準目錄，標注頁碼（從目錄結束后有字頁右上角開始鉛筆標），封底備考表標注歸檔責任人，移交的各種材料請附上電子文檔。

2、材料掃描要求。為保障檔案信息安全，掃描過程務必在各部門檔案室進行，數(shù)字化外包要嚴格按照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》執(zhí)行，請切勿用相機、手機等拍照。掃描分辨率應不小于200dpi；如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。存儲格式JPEG或PDF。掃描后的圖像要求端正、清晰、完整、無黑邊、無污漬、不影響圖像的利用。不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)檔案存有各種電子文本的，不必數(shù)字化掃描。

3、嚴格移交手續(xù)。歸檔部門移交檔案材料時請出具一式二份檔案移交清單，雙方簽字后各留一份備查。移交紙質(zhì)檔案的同時，其對應檔案材料電子版、歸檔目錄電子版一并移交，各類電子版請務必發(fā)送至辦公郵箱：gcxydag@haue.edu.cn。

（二）時間要求

學校黨政管理部門、教學部門和需按教學年度歸檔的部門，請于4月底前移交上一年度的歸檔材料。

科研、基建項目和專題性、成套性的檔案材料,在項目完成并通過鑒定驗收后的2個月內(nèi)歸檔。其它檔案的歸檔時間按有關文件規(guī)定執(zhí)行。

（三）紀律要求

逾期不能移交，請交付檔案遺失清單，并加蓋部門公章。學校對不能按時移交檔案或在檔案管理中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象的部門，嚴格按照有關規(guī)定處理。

三、聯(lián)系方式

在文件材料歸檔過程中，如有疑問或需調(diào)整歸檔時間，請及時與檔案室聯(lián)系，我們將努力幫助您解決遇到的各類問題，以確保歸檔材料的齊全、完整和規(guī)范。

聯(lián)系人：金老師；

電  話：62509009;

移交地點：西區(qū)圖書館五樓東檔案館。

                                  河南工程學院

                                   校長辦公室

                                 2023年3月2日