校屬各部門、各單位：
根據(jù)國家檔案法、高校檔案管理辦法、學(xué)校檔案工作有關(guān)規(guī)定，2024年檔案移交工作已經(jīng)啟動(dòng)，請各部門和單位將2023年產(chǎn)生的檔案材料規(guī)范整理，及時(shí)移交學(xué)校檔案館。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
（一）職能部門日常檔案
1.2023年1月1日至2023年12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、基建、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、防疫衛(wèi)生等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔，歸檔范圍參照《河南工程學(xué)院歸檔單位文件材料收集歸檔范圍及保管期限表》（詳見校辦主頁）。
2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和對應(yīng)的電子文本（掃描件、電子稿、照片、光盤、磁盤等）。
3.各單位獲得的校外獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、各種專業(yè)及文娛賽事等（省級及以上），校際交流中具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案等。
（二）教學(xué)單位日常檔案
1.2023屆畢業(yè)生的成績單（含封面、目錄、蓋過各級公章的成績單、電子掃描件、Excel目錄）；
2.2023屆畢業(yè)生的學(xué)籍卡（大學(xué)期間獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)情況、畢業(yè)證書編號、輔導(dǎo)員等填寫完整）；
3.2023屆畢業(yè)生的畢業(yè)證/學(xué)位證發(fā)放簽字表；
4.2023屆畢業(yè)班級/學(xué)院合影；
5.2023屆各學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)系統(tǒng)信息匯總表由學(xué)校就業(yè)辦集中統(tǒng)一移交；
6.院屬省級以上教師、學(xué)生獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌照片/掃描件，學(xué)院獲獎(jiǎng)移交原件；
7.聯(lián)合辦學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地、產(chǎn)學(xué)研等各類協(xié)議合同原件及掃描件；
8.省級及以上重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重點(diǎn)課程、特色專業(yè)、精品課程、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、教學(xué)名師、教學(xué)實(shí)驗(yàn)示范中心等的申報(bào)、批準(zhǔn)材料（含對應(yīng)電子文本）。
二、檔案移交
（一）歸檔驗(yàn)收
1.規(guī)范整理材料。移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：統(tǒng)一牛皮紙封面封底，標(biāo)準(zhǔn)目錄，標(biāo)注頁碼（從目錄結(jié)束后有字頁右上角開始鉛筆標(biāo)），封底備考表標(biāo)注歸檔責(zé)任人，移交的各種材料請附上電子文檔。
2.材料掃描要求。為保障檔案信息安全，掃描過程務(wù)必在各部門檔案室進(jìn)行，數(shù)字化外包要嚴(yán)格按照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》執(zhí)行，請切勿用相機(jī)、手機(jī)等拍照。掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi；如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi。存儲格式JPEG或PDF。掃描后的圖像要求端正、清晰、完整、無黑邊、無污漬、不影響圖像的利用。不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)檔案存有各種電子文本的，不必?cái)?shù)字化掃描。
3.嚴(yán)格移交手續(xù)。歸檔部門移交檔案材料時(shí)請出具一式二份檔案移交清單，雙方簽字后各留一份備查。移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，其對應(yīng)檔案材料電子版、歸檔目錄電子版一并移交，各類電子版請務(wù)必發(fā)送至辦公郵箱：gcxydag@haue.edu.cn。
（二）時(shí)間要求
學(xué)校黨政管理部門、教學(xué)部門和需按教學(xué)年度歸檔的部門，請于5月底前移交上一年度的歸檔材料。
科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性的檔案材料,在項(xiàng)目完成并通過鑒定驗(yàn)收后的2個(gè)月內(nèi)歸檔。其它檔案的歸檔時(shí)間按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。
（三）其它要求
請各部門嚴(yán)格按照上述要求移交報(bào)送，對于逾期未移交部門，將在全校范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。
三、聯(lián)系方式
在文件材料歸檔過程中，如有疑問或需調(diào)整歸檔時(shí)間，請及時(shí)與檔案室聯(lián)系，我們將努力幫助您解決遇到的各類問題，以確保歸檔材料的齊全、完整和規(guī)范。
聯(lián)系人：金老師；
電 話：62509009;
移交地點(diǎn)：西區(qū)圖書館五樓東檔案館。
校長辦公室
